Sabtu, 19 Mei 2012

ENNY'S AREA

Anyeonghaseyo..... ^_^

hai,, hai,, selamat datang di dunianya enny.
Disini kalian bisa cari beberapa materi mengenai administrasi perkantoran yang udah aku post.  Boleh Copas kok dari sini hehehe..........
sekedar buat referensi tugas atau bahan belajar aja.  Moga-moga apa yang udah aku post ini bisa berguna buat kalian, tapi inget tetep harus sesuai sama UUD yang berlaku, norma, nilai dan agama dan gag boleh melanggar hukum.  *knape jd pelajaran PKN*
hahaha......
Udah segitu aja dari aku,, moga bermanfaat……

PROFIL SAYA



Nama               :  Eni Kuswati
NIM                :  10402244029
Prodi               :  Pendidikan Administrasi
Jurusan            :  Pendidikan Administrasi Perkantoran
TTL                 :  Temanggung, 6 Agustus 1992
Hobi                :  Listening K-pop, Reading, Searching etc..
Alamat             :  Jalan Koros 58, CT VII, Karanggayam, Depok, Sleman, Yogyakarta

MATERI KEARSIPAN DOKUMEN

Pengertian arsip menurut Drs.The Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan  kembali.
Nilai guna arsip menurut Vernoon B Santen :
a.       Administrative value
b.      Legal value
c.       Fiscal value
d.      Research value
e.       Educational value
f.       Documentary value
Dari fisiknya jenis-jenis arsip adalh melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip itu sendiri. Ada 2 arsip tertulis dan visual
Kegiatan kearsipan ada 4 yaitu ;
a.       Kegiatan penciptaan
b.      Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
c.       Kegiatan penyelamatan
d.      Kegiatan penyusutan
Syarat petugas arsip menurut Littlefield dan Peterson adalah :
a.       Pendidikan sekolah menengah ke atas dan memiliki kecerdasan rata-rata normal
b.      Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dari nama-nama dan angka-angka dalam warkat
c.       Memilki sifat kecermatan
d.      Memiliki ketertarikan terhadap hal-hal yang detail
e.       Memiliki sifat kerapihan dalam bekerja
f.       Memiliki sifat pertimbangan yang baik
Masalah yang timbul dalam kearsipan menurut Drs. E. Martono
1.        Warkat yang tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2.        Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas
3.        Warkat setiap hari selalu bertambah
4.        Tempat penyimpanan warkat selalu sesak karena kurang tempat
5.        Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
6.        Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih
Secara kesimpulan malah pokok dalam kearsipan adalah sebagai-berikut :
1.        Penerapan system penyimpanan yang kurang tepat
2.        Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai
3.        Pegwai pengelolaan arsip tidak/kurang terlatih dan tidak/kurang adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya
4.        Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib
5.        Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip
6.        Kersakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan dan kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuang menusia untuk mencegah seperti bencan alam.
Macam-macam system kearsipan :
1.        System abjad ( alphabetic system )
2.        System masalah  ( subject system )
3.        System wilayah ( geographic system )
4.        System tanggal ( chronologic system )
5.        System nomor ( numerical system )
Cara pemecahan masalah pokok dalam kearsipan adalah :
1.        Menggunakan system penyimpanan yang tepat.
2.        Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tenologi.
3.        Menyaleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip.
4.        Menciptakan prosedur peminjaman dan pengambilan arsip yang memadai.
5.        Mengadakan penyusutan arsip secara teratur.

Penyusutan adalah prosese pengurangan atau pemindahan arsip aktif ke file statis serta memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi).
Macam-macam asas dalam kearsipan  asas sentraslisai, desentralisasi, gabungan  Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi/unit kerja tersendiri, yaitu semua warkat/surat/dokumen disimpan dalan suatu tempat/ruang dan dikelola suatu unit tersendiri yang dinamakan unit sentral.
Kelebihan asas desentralisasi adalah:
1.      Mudah memperoleh surat/warkat yang diperlukan
2.      Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada lokasi unit atau bagiannya
3.      System dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatannya masig-masing

Tugas bidang kearsipan adalah menyimpan berkas surat dinas, pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas, penyusutan dan pemusnahan berkas, penemuan kembali surat/dokumen.
Macam-macam filing system ada 5 diantaranya yakni:
1.      Filing system abjad
2.      Filing system masalah
3.      Filing system wilayah
4.      Filing system tanggal
5.      Filing system nomor

Daftar Pustaka:
1.             Dewi Anggrawati, Dra. Membuat dan menjaga system kearsipan untuk menjamin integritas jilid I, Armico, Bandung, 2004.
2.             Dewi Anggrawati, Dra. Membuat dan menjaga system kearsipan untuk menjamin integritas jilidII, Armico, Bandung.
3.             Suprapto, Drs. Membuat dan menjaga system kearsipan untuk menjamin integritas  jilid I, Mediatama, 2004.
4.             Dewi  Anggrawati, Dra. Mengelola system kearsipan , Armico, Bandung 2009.

SURAT NIAGA



Surat niaga merupakan utusan atau duta bagi sebuah perusahaan dalam menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya. Oleh karena itu, bahasa surat harus ditata dengan jelas, menarik, dan mudah dipahami.
Proses jual  beli pada umumnya diawali oleh adanya permintaan dari calon pembeli. Mereka mengajukan permintaan dengan cara mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penjual atau produsen dengan kata lain maksud minta informasi mengenai barang atau jasa yang diperlukannya. Dengan adanya permintaan tersebut, penjual atau produsen akan membalas dengan surat penawaran (offerte) yang menginformasikan mengenai barang dan jasa yang dimintakan calon pembeli. Biasanya surat penawaran dilengkapi dengan daftar harga, booklet atau leaflet untuk memperkuat mengenai barang atau jasa yang ditawarkannya. Jika penjual atau produsen mengirim surat penawaran dengan cara seperti itu, maka surat yang  disampaikannya itu desebut surat balasan permintaan penawaran. Ada pula penjual atau produsen yang sengaja mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli atau relasinyta tanpa lebih dahulu menunggu permintaan. Hal tersebut biasanya dilakukan dengan surat penawaran.Jika kemudian terdapat kesesuaian terhadap barang yang ditawarkan, maka pembeli kemudian melakukan pesanan dengan cara mengirimkan surat pesanan (order). Namun demikian, dalam proses transaksi jual beli kadang-kadang timbul masalah. Misalnya, harga, kualitas, dan jumlah barang yang   surat pengaduan. Penjual atau produsen tentu saja harus menanggapi surat tersebut dengan baik dengan cara-cara yang saling menguntungkan dan memuaskan kedua belah pihak . jika permasalahan itu selesai, proses selanjutnya adalah penagihan atas barang yang dikirimkan. Dalam hal ini, penjual harus memberikan penjelasan mengenai syarat pembayaran dan menyampaikan surat-surat yang berkaitan dengan pembelian barang-barang tersebut. Uraian di atas merupakan ilustrasi tentang betapa penting surat-menyurat dalam kegiatan bisnis untuk lebih jelasnya, dibawah ini dikemukakan skema terjadinya kegiatan perdagangan melalui surat-menyurat.
     Istilah dan dokumen bisnis
Kegiatan bisnis tidak dapat terlepas dari penggunaan istilah-istilah teknis dan berbagai macam dokumen. Istilah dandokumen-dokumen tersebut umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan penyerahan barang, potongan harga dan potongan barang, surat berharga dan dokumen yang  dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat pengantar dan lain-lain. Untuk jelasnya, perhatikanlah uraian berikut ini
     Istilah penyerahan barang
Dalam surat niaga ketentuan penyerahan barang penting adanya. Hal ini berkaitan dengan risiko dan biaya yang harus ditanggung oleh masing-masing pihak yang berkaitan dengan transaksi jual beli. Umumnya istilah ini digunakan dalam kegiatan perdagangaan sering dicantumkan dalam surat niaga, istilah tersebut adalah:
a)    Loko gudang: Penyerahan barang dilakukan di gudang penjualan. Hal ini berarti  semua biaya yang dikeluarkan, mulai dari gudang penjual sampai pada tempat yang dikehendaki pembeli, menjadi tanggungan pembeli.
b)   Franco stasiun: Semua biaya yang dikeluarkan sampai barang di stasiun kereta api-kota dari penjual menjadi tanggungan penjual.
c)    FAS (Free along side): Semua biaya menjadi tanggungan penjual sampai barang berada disamping kapal untuk siap dimuat.
d)   FOB (Free on board): Semua ongkos mulai dari gudang penjual sampai barang berada diatas kapal laut menjadi tanggungan penjual.
e)    C & F (cost and freight): Semua biaya sampai dipelabuhan menjadi tanggungan penjual.
f)    CIF (cost insurance freight): Semua  biaya termasuk premi asuransi pengangkutan hingga barang berada di pelabuhan tempat pembeli, menjadi tanggungan penjual.
g)   FAQ (free at qui): Semua biaya hingga berada di pelabuhan pembeli, termasuk biaya bongkar dari kapal ke darat menjadi tanggungan penjual.
h)   FOS (free overside ship): Semua biaya, mulai dari gudang penjual sampai barang itu siap dimasukan ke gudang pelabuhan pembeli, menjadi tanggungan penjual.
i)     Franco laut pelabuhan pembeli: Penjual hanya menanggung semua biaya sampai kapal berlabuh di tengah laut pada pelabuhan pembeli.
j)     Loco gudang pembeli(loco entreport): Semua biaya yang terjadi atas barang sampai di pelabuhan pembeli menjadi tanggungan penjual.
k)   Loco in consumsi (Franco bea tempat membongkar): Penjual menanggung semua biaya termasuk bea masuk dan pajak lainnya (PPN, Ppn, BM dan Import).
l)     FOP (Free on plane): Semua biaya sampai barang berada disamping pesawat dan siap unuk dikirim ditanggung penjual.
m) FAP (free at plane): Semua biaya sampai dengan bandara pembeli termasuk biaya bongkar dan peron menjadi tanggungan penjual.
     Istilah pembayaran
Informasi menngenai pembayaran dalam perdagangan harus benar-benar jelas mengenai waktu, tempat dan potongannya bila ada. Informasi mengenai waktu pembayaran dapat berupa hal-hal berikut.
a)      pembayaran di muka, yaitu pembeli membayar harga barang yang dibelinya sebelum barang tersebut diterimanya.
b)      Remberurs (cash on delivery), yaitu barang yang dikirimkan ke tempat pembeli dapat diterima oleh pembeli jika harga barang tersebut telah dibayar.
c)      pembayaran tunai ( cash), yaitu barang dapat diterima langsung jika telah dibayar kontan.
d)     pembayaran kemudian, yaitu pembayaran akan dilakukan oleh pembeli jika barang yang dipesannya telah diterima.






Contoh soal surat:
1.      Soal Surat Permintaan Penawaran
PT Sentausa yang beralamat di Jalan Anggrek 308 Bandung bergerak di bidang konveksi pakaian.  Untuk itu mengajukan surat permintaan penawaran pada CV Sutra Mulia Jalan Dharmawangsa 807 Jakarta. PT Sentausa meminta keterangan mengenai daftar harga, catalog, cara pengiriman barang beserta potongan yang mungkin diperoleh. 
Buatlah surat permintaan penawaran dengan bentuk hanging paragraph. 
2.      Soal Surat Penawaran
PT Sinar abadi Jalan Semanggi 375 Jakarta Utara menjual berbagai bahan pakaian dengan kualitas terbaik dan melayani pembelian dalam partai besar dengan harga grosir.  PT Sinar Abadi juga akan memberikan potongan dan harga khusus bagi pembeli yang bersedia menjadi pelanggan tetap.   Untuk itu buatlah surat penawaran yang ditujukan kepada CV Damai Sentausa yang beralamat di jalan Kusuma Bangsa 561 Jakarta
Buatlah surat penawaran dengan bentuk semi block style.
3.      Soal Surat Pesanan
Setelah membaca iklan mengenai mesin-mesin kantor yang dimuat dalam harian “Jogja News” pada hari selasa, 7 Maret 2012 PT Maju Jaya Jalan Hayamwuruk 870 Surabaya, merasa tertarik dengan produk yang ditawarkan oleh PT Sinar Angkasa yang beralamat di jalan Kemuning nomor 452 Surabaya.  Maka dari itu PT Maju jaya bermaksud untuk memesan beberapa mesin kantor diantaranya:  2 buah mesin fotocopy merk Canon type X27iD @Rp1.000.000, 1 buah Scaner merk Canon type R41oV @Rp300.000 dan 5 buah printer merk canon type HK4i5F @Rp450.000.
Buatlah surat pesanan dalam bentuk block style.
4.      Soal Surat Pengiriman Barang
Berdasarkan surat pesanan dari PT Mandiri yang beralamat di jalan Kamboja 97 Jakarta, maka PT Intan Permata jalan Birulaut 459 Jakarta mengirimkan barang-barang pesanan tersebut berupa:  10 Rim kertas HVS merk Sinar Dunia, 5 Rim kertas HVS Folio Bergaris merk Mirage dan 2 rim kertas Stensil merk Gelatik Kembar.
Buatlah surat pengiriman barang pada PT Mandiri dalam bentuk semi blok style.
5.      Soal Surat Penolakan
PT Sejahtera jalan Juwanda 431 Jakarta menerima pesanan atas 10 Kg kedelai kualitas Ekspor dari PT Pangan Raya yang beralamat di jalan Tulungagung 54 Yogyakarta.  Akan tetapi persediaan untuk kedelai kualitas tersebut telah habis sejak dua hari yang lalu.  Untuk itu buatlah surat kepada PT Pangan Raya agar berkenan untuk mengganti pesanan dengan produk yang masih ada, atau dapat menunggu penundaan pengiriman barang selama beberapa hari untuk produk tersebut.
Buatlah surat dalam bentuk Indented style.



Contoh surat Penolakan (Semi Block Style)
PT SENTANU JAYA
Jalan Gedong Baturaya 579
SURABAYA

Nomor:  04/SJ/PP/III/2010                                         13 Maret 2012


Kepada
PT MEGA UTAMA
Jalan Sudirman 301
Surabaya

Hal:  PENOLAKAN PESANAN BARANG ELEKTRONIK

Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 11 Maret 2012 perihal pesanan barang-barang elektronik berupa 10 buah LCD merk Advance telah kami terima dengan baik. 
Dengan  ini kami beritahukan bahwa barang-barang pesanan Saudara belum dapat kami kirimkan hal ini dikarenakan stok barang tersebut kosong sejak dua hari yang lalu.  Untuk itu kiranya Saudara bersedia untuk mengganti barang pesanan dengan produk lainnya yang masih tersedia.  Tetapi bila saudara tetap menginginkan barang pesanan tersebut Saudara dapat menunggu satu minggu dan barang pesanan akan sampai ditempat Saudara. 
Sambil menunggu balasan Saudara kami ucapkan terima kasih. 

                                                                                    Hormat kami,
                                                                                    PT SENTANU JAYA


                                                                                    Eni Kuswati
                                                                                    Direktur
EK/ek