Surat niaga merupakan utusan atau duta bagi sebuah perusahaan dalam menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya. Oleh karena itu, bahasa surat harus ditata dengan jelas, menarik, dan mudah dipahami.
Proses jual beli pada umumnya diawali oleh adanya permintaan dari calon pembeli. Mereka mengajukan permintaan dengan cara mengirimkan surat permintaan penawaran kepada penjual atau produsen dengan kata lain maksud minta informasi mengenai barang atau jasa yang diperlukannya. Dengan adanya permintaan tersebut, penjual atau produsen akan membalas dengan surat penawaran (offerte) yang menginformasikan mengenai barang dan jasa yang dimintakan calon pembeli. Biasanya surat penawaran dilengkapi dengan daftar harga, booklet atau leaflet untuk memperkuat mengenai barang atau jasa yang ditawarkannya. Jika penjual atau produsen mengirim surat penawaran dengan cara seperti itu, maka surat yang disampaikannya itu desebut surat balasan permintaan penawaran. Ada pula penjual atau produsen yang sengaja mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli atau relasinyta tanpa lebih dahulu menunggu permintaan. Hal tersebut biasanya dilakukan dengan surat penawaran.Jika kemudian terdapat kesesuaian terhadap barang yang ditawarkan, maka pembeli kemudian melakukan pesanan dengan cara mengirimkan surat pesanan (order). Namun demikian, dalam proses transaksi jual beli kadang-kadang timbul masalah. Misalnya, harga, kualitas, dan jumlah barang yang surat pengaduan. Penjual atau produsen tentu saja harus menanggapi surat tersebut dengan baik dengan cara-cara yang saling menguntungkan dan memuaskan kedua belah pihak . jika permasalahan itu selesai, proses selanjutnya adalah penagihan atas barang yang dikirimkan. Dalam hal ini, penjual harus memberikan penjelasan mengenai syarat pembayaran dan menyampaikan surat-surat yang berkaitan dengan pembelian barang-barang tersebut. Uraian di atas merupakan ilustrasi tentang betapa penting surat-menyurat dalam kegiatan bisnis untuk lebih jelasnya, dibawah ini dikemukakan skema terjadinya kegiatan perdagangan melalui surat-menyurat.
Istilah dan dokumen bisnis
Kegiatan bisnis tidak dapat terlepas dari penggunaan istilah-istilah teknis dan berbagai macam dokumen. Istilah dandokumen-dokumen tersebut umumnya bersangkut-paut dengan masalah syarat-syarat pembayaran dan penyerahan barang, potongan harga dan potongan barang, surat berharga dan dokumen yang dilampirkan, seperti faktur, nota, kwitansi, packing list, surat pengantar dan lain-lain. Untuk jelasnya, perhatikanlah uraian berikut ini
Istilah penyerahan barang
Dalam surat niaga ketentuan penyerahan barang penting adanya. Hal ini berkaitan dengan risiko dan biaya yang harus ditanggung oleh masing-masing pihak yang berkaitan dengan transaksi jual beli. Umumnya istilah ini digunakan dalam kegiatan perdagangaan sering dicantumkan dalam surat niaga, istilah tersebut adalah:
a) Loko gudang: Penyerahan barang dilakukan di gudang penjualan. Hal ini berarti semua biaya yang dikeluarkan, mulai dari gudang penjual sampai pada tempat yang dikehendaki pembeli, menjadi tanggungan pembeli.
b) Franco stasiun: Semua biaya yang dikeluarkan sampai barang di stasiun kereta api-kota dari penjual menjadi tanggungan penjual.
c) FAS (Free along side): Semua biaya menjadi tanggungan penjual sampai barang berada disamping kapal untuk siap dimuat.
d) FOB (Free on board): Semua ongkos mulai dari gudang penjual sampai barang berada diatas kapal laut menjadi tanggungan penjual.
e) C & F (cost and freight): Semua biaya sampai dipelabuhan menjadi tanggungan penjual.
f) CIF (cost insurance freight): Semua biaya termasuk premi asuransi pengangkutan hingga barang berada di pelabuhan tempat pembeli, menjadi tanggungan penjual.
g) FAQ (free at qui): Semua biaya hingga berada di pelabuhan pembeli, termasuk biaya bongkar dari kapal ke darat menjadi tanggungan penjual.
h) FOS (free overside ship): Semua biaya, mulai dari gudang penjual sampai barang itu siap dimasukan ke gudang pelabuhan pembeli, menjadi tanggungan penjual.
i) Franco laut pelabuhan pembeli: Penjual hanya menanggung semua biaya sampai kapal berlabuh di tengah laut pada pelabuhan pembeli.
j) Loco gudang pembeli(loco entreport): Semua biaya yang terjadi atas barang sampai di pelabuhan pembeli menjadi tanggungan penjual.
k) Loco in consumsi (Franco bea tempat membongkar): Penjual menanggung semua biaya termasuk bea masuk dan pajak lainnya (PPN, Ppn, BM dan Import).
l) FOP (Free on plane): Semua biaya sampai barang berada disamping pesawat dan siap unuk dikirim ditanggung penjual.
m) FAP (free at plane): Semua biaya sampai dengan bandara pembeli termasuk biaya bongkar dan peron menjadi tanggungan penjual.
Istilah pembayaran
Informasi menngenai pembayaran dalam perdagangan harus benar-benar jelas mengenai waktu, tempat dan potongannya bila ada. Informasi mengenai waktu pembayaran dapat berupa hal-hal berikut.
a) pembayaran di muka, yaitu pembeli membayar harga barang yang dibelinya sebelum barang tersebut diterimanya.
b) Remberurs (cash on delivery), yaitu barang yang dikirimkan ke tempat pembeli dapat diterima oleh pembeli jika harga barang tersebut telah dibayar.
c) pembayaran tunai ( cash), yaitu barang dapat diterima langsung jika telah dibayar kontan.
d) pembayaran kemudian, yaitu pembayaran akan dilakukan oleh pembeli jika barang yang dipesannya telah diterima.
Contoh soal surat:
1. Soal Surat Permintaan Penawaran
PT Sentausa yang beralamat di Jalan Anggrek 308 Bandung bergerak di bidang konveksi pakaian. Untuk itu mengajukan surat permintaan penawaran pada CV Sutra Mulia Jalan Dharmawangsa 807 Jakarta. PT Sentausa meminta keterangan mengenai daftar harga, catalog, cara pengiriman barang beserta potongan yang mungkin diperoleh.
Buatlah surat permintaan penawaran dengan bentuk hanging paragraph.
2. Soal Surat Penawaran
PT Sinar abadi Jalan Semanggi 375 Jakarta Utara menjual berbagai bahan pakaian dengan kualitas terbaik dan melayani pembelian dalam partai besar dengan harga grosir. PT Sinar Abadi juga akan memberikan potongan dan harga khusus bagi pembeli yang bersedia menjadi pelanggan tetap. Untuk itu buatlah surat penawaran yang ditujukan kepada CV Damai Sentausa yang beralamat di jalan Kusuma Bangsa 561 Jakarta
Buatlah surat penawaran dengan bentuk semi block style.
3. Soal Surat Pesanan
Setelah membaca iklan mengenai mesin-mesin kantor yang dimuat dalam harian “Jogja News” pada hari selasa, 7 Maret 2012 PT Maju Jaya Jalan Hayamwuruk 870 Surabaya, merasa tertarik dengan produk yang ditawarkan oleh PT Sinar Angkasa yang beralamat di jalan Kemuning nomor 452 Surabaya. Maka dari itu PT Maju jaya bermaksud untuk memesan beberapa mesin kantor diantaranya: 2 buah mesin fotocopy merk Canon type X27iD @Rp1.000.000, 1 buah Scaner merk Canon type R41oV @Rp300.000 dan 5 buah printer merk canon type HK4i5F @Rp450.000.
Buatlah surat pesanan dalam bentuk block style.
4. Soal Surat Pengiriman Barang
Berdasarkan surat pesanan dari PT Mandiri yang beralamat di jalan Kamboja 97 Jakarta, maka PT Intan Permata jalan Birulaut 459 Jakarta mengirimkan barang-barang pesanan tersebut berupa: 10 Rim kertas HVS merk Sinar Dunia, 5 Rim kertas HVS Folio Bergaris merk Mirage dan 2 rim kertas Stensil merk Gelatik Kembar.
Buatlah surat pengiriman barang pada PT Mandiri dalam bentuk semi blok style.
5. Soal Surat Penolakan
PT Sejahtera jalan Juwanda 431 Jakarta menerima pesanan atas 10 Kg kedelai kualitas Ekspor dari PT Pangan Raya yang beralamat di jalan Tulungagung 54 Yogyakarta. Akan tetapi persediaan untuk kedelai kualitas tersebut telah habis sejak dua hari yang lalu. Untuk itu buatlah surat kepada PT Pangan Raya agar berkenan untuk mengganti pesanan dengan produk yang masih ada, atau dapat menunggu penundaan pengiriman barang selama beberapa hari untuk produk tersebut.
Buatlah surat dalam bentuk Indented style.
Contoh surat Penolakan (Semi Block Style)
PT SENTANU JAYA
Jalan Gedong Baturaya 579
SURABAYA
Nomor: 04/SJ/PP/III/2010 13 Maret 2012
Kepada
PT MEGA UTAMA
Jalan Sudirman 301
Surabaya
Hal: PENOLAKAN PESANAN BARANG ELEKTRONIK
Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 11 Maret 2012 perihal pesanan barang-barang elektronik berupa 10 buah LCD merk Advance telah kami terima dengan baik.
Dengan ini kami beritahukan bahwa barang-barang pesanan Saudara belum dapat kami kirimkan hal ini dikarenakan stok barang tersebut kosong sejak dua hari yang lalu. Untuk itu kiranya Saudara bersedia untuk mengganti barang pesanan dengan produk lainnya yang masih tersedia. Tetapi bila saudara tetap menginginkan barang pesanan tersebut Saudara dapat menunggu satu minggu dan barang pesanan akan sampai ditempat Saudara.
Sambil menunggu balasan Saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT SENTANU JAYA
Eni Kuswati
Direktur
EK/ek
Tidak ada komentar:
Posting Komentar