Pengertian arsip menurut Drs.The Liang Gie arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Nilai guna arsip menurut Vernoon B Santen :
a. Administrative value
b. Legal value
c. Fiscal value
d. Research value
e. Educational value
f. Documentary value
Dari fisiknya jenis-jenis arsip adalh melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip itu sendiri. Ada 2 arsip tertulis dan visual
Kegiatan kearsipan ada 4 yaitu ;
a. Kegiatan penciptaan
b. Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)
c. Kegiatan penyelamatan
d. Kegiatan penyusutan
Syarat petugas arsip menurut Littlefield dan Peterson adalah :
a. Pendidikan sekolah menengah ke atas dan memiliki kecerdasan rata-rata normal
b. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dari nama-nama dan angka-angka dalam warkat
c. Memilki sifat kecermatan
d. Memiliki ketertarikan terhadap hal-hal yang detail
e. Memiliki sifat kerapihan dalam bekerja
f. Memiliki sifat pertimbangan yang baik
Masalah yang timbul dalam kearsipan menurut Drs. E. Martono
1. Warkat yang tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2. Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas
3. Warkat setiap hari selalu bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat selalu sesak karena kurang tempat
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
6. Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih
Secara kesimpulan malah pokok dalam kearsipan adalah sebagai-berikut :
1. Penerapan system penyimpanan yang kurang tepat
2. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai
3. Pegwai pengelolaan arsip tidak/kurang terlatih dan tidak/kurang adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya
4. Kehilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib
5. Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip
6. Kersakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan dan kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal diluar kemampuang menusia untuk mencegah seperti bencan alam.
Macam-macam system kearsipan :
1. System abjad ( alphabetic system )
2. System masalah ( subject system )
3. System wilayah ( geographic system )
4. System tanggal ( chronologic system )
5. System nomor ( numerical system )
Cara pemecahan masalah pokok dalam kearsipan adalah :
1. Menggunakan system penyimpanan yang tepat.
2. Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan tenologi.
3. Menyaleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip.
4. Menciptakan prosedur peminjaman dan pengambilan arsip yang memadai.
5. Mengadakan penyusutan arsip secara teratur.
Penyusutan adalah prosese pengurangan atau pemindahan arsip aktif ke file statis serta memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi).
Macam-macam asas dalam kearsipan asas sentraslisai, desentralisasi, gabungan Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi/unit kerja tersendiri, yaitu semua warkat/surat/dokumen disimpan dalan suatu tempat/ruang dan dikelola suatu unit tersendiri yang dinamakan unit sentral.
Kelebihan asas desentralisasi adalah:
1. Mudah memperoleh surat/warkat yang diperlukan
2. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada lokasi unit atau bagiannya
3. System dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatannya masig-masing
Tugas bidang kearsipan adalah menyimpan berkas surat dinas, pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas, penyusutan dan pemusnahan berkas, penemuan kembali surat/dokumen.
Macam-macam filing system ada 5 diantaranya yakni:
1. Filing system abjad
2. Filing system masalah
3. Filing system wilayah
4. Filing system tanggal
5. Filing system nomor
Daftar Pustaka:
1. Dewi Anggrawati, Dra. Membuat dan menjaga system kearsipan untuk menjamin integritas jilid I, Armico, Bandung, 2004.
2. Dewi Anggrawati, Dra. Membuat dan menjaga system kearsipan untuk menjamin integritas jilidII, Armico, Bandung.
3. Suprapto, Drs. Membuat dan menjaga system kearsipan untuk menjamin integritas jilid I, Mediatama, 2004.
4. Dewi Anggrawati, Dra. Mengelola system kearsipan , Armico, Bandung 2009.
good job
BalasHapus