SISTEM
KEARSIPAN
Sistem
pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan
sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf
dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam
sistem pengarsipan.
A. Sistem Abjad
(Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad
adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.
Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama
orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek
masalah.
Nama-nama
diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat
keluar).
Cara menemukan
dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk
atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen
disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa
:
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri
/ tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap
yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah
sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut
melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan
surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal
surat.
Unit adalah
bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian
terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi
setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah
suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip
yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah
suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode
atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang
bersangkutan.
Petunjuk silang
adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai,
atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang
dipakai.
Ada dua macam
petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk
silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama
atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk
silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan
masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang
harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
1. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
2. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap
untuk disimpan.
3. Menetapkan caption atau judul surat
4. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
5. Membuat petunjuk silang
6. Memberi kode surat
7. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan
arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
8. Menyusun menurut susunan abjad.
9. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu
tempat atau alat penyimpanan.
10. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem
abjad adalah
11. Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan
folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai
beberapa laci.
12. Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau
menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa
daun penutup.
13. Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar
folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan
folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi
Surat)
Sistem perihal adalah cara
penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok
isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk
sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar
yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh
kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian
diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan
uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah
masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian
pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey
(Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat
berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini
adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan
adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah
daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap
masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga
pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat
dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal
Digit
Didalam sistem ini kode
penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut
teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku
arsip.
Dalam sistem ini yang perlu
dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu
menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu
menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu
menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini
merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal
Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di
tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map,
kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang
kesekian didalam map.
Dalam sistem ini
kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua
angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam
maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara
penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic
system)
Sistem Soundex
adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya
atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti
dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan
penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis
atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan
dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan
geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan
ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang
sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus
dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu
dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan
dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu
kendali.
- Penyimpanan surat melalui
prosedur
- Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
- Membaca surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat pada kartu kendali
- Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
- Menyimpan surat
- Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara
menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem
penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat
masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini
adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
3.
Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
4.
Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar